Besser schlafen mit To-Do-Listen

Tipps und Tools für Ihre Aufgabenliste

Bild: Canva.com

Was gibt es Schöneres, als eine lange erfolgreich prokrastinierte Aufgabe endlich doch geschafft zu haben? Die Last fällt von den Schultern und man muss sich nicht mehr mit den Gedanken an die ungeliebte Aufgabe herumquälen. Wenn ich gleich mehrere Aufgaben an einem Tag erledigt habe, ist das Glücksgefühl umso größer. Leider hält es nicht lange genug an.

Denn selbst, wenn ich an einem Tag viel erledigt habe, jagen mich abends beim Einschlafen die Gedanken an die kommenden Aufgaben. Ich muss noch ein Geburtstagsgeschenk für meine Freundin besorgen, meine Oma sollte ich morgen anrufen und bei der Arbeit habe ich heute eine wichtige Mail unbeantwortet gelassen. Das mache ich morgen früh gleich als erstes und muss deshalb schnell einschlafen, damit ich morgen fit bin… An Einschlafen ist bei diesem Gedankenkarussell natürlich nicht zu denken. Insbesondere Aufgaben, die ich nicht fertigbekommen habe, sind sehr präsent in meinem Kopf. Meine vielen erledigten Aufgaben hingegen, über die ich mich so gefreut hatte, habe ich schnell wieder vergessen. Dieses psychologische Phänomen ist als Zeigarnik-Effekt bekannt.

Laut einer Studie von Scullin u.a. (2018) kann gegen das Denken an unerledigte Aufgaben beim Einschlafen eine To-Do-Liste helfen. Das Gehirn hat dann das Gefühl, dass man die zukünftigen Aufgaben schon jetzt sofort in Angriff genommen hat. Und das allein dadurch, dass man sie aufschreibt. Wenn es einem wirklich dadurch besser geht, dass man sich nicht die erledigten Aufgaben des Tages anschaut, sondern die zukünftigen notiert, fangen wir doch gleich damit an!

Wie gestalten Sie Ihre To-Do-Liste?

Bei To-Do-Listen gibt es verschiedene Stufen der Komplexität. Sie können eine einfache Liste von Hand schreiben, die die zu erledigenden Punkte untereinander aufzählt. Ergänzen lässt sich die Aufgabenbeschreibung um ein Datum, bis wann die Aufgabe erledigt sein sollte, einer Einstufung ihrer Priorität und einer Abschätzung des Zeitaufwands. Wie viele Details Sie zur Aufgabe notieren, ist Ihnen überlassen. Insbesondere bei Routineaufgaben genügt meist ein kurzes Stichwort, um sich später daran zu erinnern, welche Schritte genau die Aufgabe umfasst. Bei komplizierteren Aufgaben kann die Beschreibung auch etwas länger ausfallen, sodass Sie beim Erledigen nichts vergessen.

Wie behalten Sie die Aufgaben eines Tages im Blick? Bei mir hat sich bewährt, für jeden Tag eine separate Liste mit den Aufgaben dieses Tages zu erstellen. Auf dieser Liste stehen maximal drei Aufgaben, die ich an diesem Tag schaffen möchte. Ganz oben steht die wichtigste Aufgabe des Tages. Diese werde ich auf jeden Fall erledigen. Die beiden weiteren Aufgaben könnten theoretisch auch später erledigt werden, falls etwas sehr Wichtiges dazwischenkommt.

Zusätzlich pflege ich eine übergeordnete Liste, die alle Aufgaben enthält, die irgendwann erledigt werden sollten. Ich nenne diese Liste (bei mir ist es mittlerweile ein ganzes Buch) gerne „mein Hirn“. Denn ohne mein externes Aufgaben-Gedächtnis fühle ich mich verloren. Ich habe mein wirkliches Gedächtnis davon befreit, dass es sich die ganzen Aufgaben merken muss, indem ich sie in das Buch ausgelagert habe. Regelmäßig übertrage ich Aufgaben aus meiner übergeordneten Liste in die Liste für den kommenden Tag. Zusätzlich könnten Sie eine Wochenliste führen, in die Sie alle Aufgaben eintragen, die Sie in dieser Woche erledigen möchten.

Merken Sie, dass Sie Aufgaben vor sich herschieben, die es nie auf die Tagesliste schaffen, könnte es daran liegen, dass diese zu groß oder komplex sind. Zerlegen Sie solche Aufgaben in kleinere Teilaufgaben und formulieren Sie die Teilaufgaben so konkret wie möglich. Wenn Sie sich beispielsweise die Aufgabe „Buch lesen“ notieren, dann kann das bei einem 300-Seiten-Fachbuch einschüchternd sein und Sie möchten der unangenehmen Aufgabe aus dem Weg gehen. Erstellen Sie stattdessen eine Teilaufgabe „Kapitel 1 des Buches lesen“, wird die Mammut-Aufgabe kleiner und leichter zu bezwingen. Und wer weiß, vielleicht lesen Sie dann auch gleich das zweite Kapitel. Alle weiteren, offenen Kapitel erfassen Sie als zukünftige Aufgaben für die kommenden Tage.

Um Ihre Aufgaben nicht aus dem Blick zu verlieren, sollte Ihre To-Do-Liste möglichst gut sichtbar und immer greifbar sein. Haben Sie privat häufig Ihr Handy in der Hand, eignen sich To-Do-Apps am besten für Sie. Für andere erfüllt auch eine handschriftliche Liste (auf einem Blatt Papier im Kalender oder in einem schönen Büchlein) dieselbe Funktion. Sie sollten in jedem Fall ein gutes Gefühl haben, wenn Sie zu Ihrer Aufgabenliste greifen. Dann machen auch das Erledigen, Abhaken und Aufschreiben der neuen Aufgaben für einen guten Schlaf mehr Spaß.

Welche Tools oder Apps eignen sich für To-Do-Listen?

Je nach Aufgabenbereich bzw. Rolle, in der die Aufgabe anfällt, nutze ich ein anderes Tool für meine To-Do-Liste. Das hat sich für mich bewährt, da ich so besser mein Privatleben von meinem beruflichen Leben trennen und am Ende des Tages wirklich abschalten kann.

Als To-Do-Listen-Fan möchte ich Ihnen meine Lieblingslisten nicht vorenthalten:

Private To-Do-Liste

Meine private To-Do-Liste führe ich gerne handschriftlich in einem schönen Buch, aber auch Apps habe ich schon ausprobiert.

  • Handschriftliche To-Do-Liste

Im Alltag schreibe ich wenig von Hand, obwohl es mir eigentlich viel Spaß macht. Deshalb kaufe mir schöne Notizbücher oder -blöcke, um meine Aufgaben zu notieren. Jeder Tag erhält eine neue Seite. Habe ich die Aufgabe erledigt, streiche ich sie theatralisch mehrfach durch, damit sie völlig aus dem Sinn ist. Am Ende eines Tages reiße ich die Seite heraus und schließe damit den Tag ab. Nun weiß ich, dass ich besser auch gleich die Aufgaben für morgen auf einer neuen Seite notieren sollte.

  • To-Do-Listen Apps

Für mein Android-Smartphone gibt es unzählige Apps, mit welchen ich meine Aufgaben planen kann, z.B. Todoist, Microsoft To Do oder Remember The Milk. Um die Apps zu nutzen, benötigen Sie dort einen Account. Die Funktionen sind ähnlich: man kann heutige Aufgaben erstellen, ansehen und abhaken, zukünftige Aufgaben planen, diese teilen oder mit Unteraufgaben versehen. Die Aufgaben können verschiedenen Listen zugeordnet werden, z.B. einer Liste rund um die Aufgaben des Haushalts. Zudem bringen Sie Ordnung mit Tags in Ihre Aufgaben. Mir persönlich gefällt das Design von Todoist gut. Da die Funktionen der Apps ähnlich sind, probieren Sie die Apps am besten aus, und behalten die, welche für Sie am besten funktioniert. Da Sie die App täglich gerne nutzen sollten, spielt das Gefühl bei der Wahl eine verhältnismäßig große Rolle.

Berufliche To-Do-Liste

Wenn Sie beruflich am Computer arbeiten, sollten Sie auch Ihre Aufgabenliste dort pflegen können. So sehen Sie Ihre Aufgaben dort, wo Sie arbeiten, am besten direkt im Browser. Sind Sie viel unterwegs, sind möglicherweise Apps oder handschriftliche Listen besser geeignet.
Wenn ich morgens meinen PC anmache, öffne ich als erstes meine Aufgabenliste im Browser, um im Blick zu haben, was ich heute alles erledigen muss. Steht für heute noch keine Aufgabe an, versehe ich maximal drei der Aufgaben aus meiner längeren, allgemeinen Aufgabenliste mit dem Fälligkeitsdatum „Heute“.

Im Alltag mache ich mir z.B. bei Telefonaten schneller eine handschriftliche Notiz auf einem Schmierblatt, als die Aufgabe direkt zu tippen. Am Ende des Tages übertragen ich diese Notizen – sofern sie eine Arbeitsaufgabe für mich darstellen – ebenfalls in das Online-Tool und kann meine handschriftliche Notiz entsorgen.

Meine persönlichen Aufgaben und die meiner Kollegen verwalten wir in Asana. Das geht sogar so weit, dass das Aufgaben- und Projektmanagement-Tool die E-Mail-Kommunikation zum großen Teil ersetzt hat. Ich sehe also nicht nur die Aufgaben, die ich mir selbst notiert habe, sondern auch die Aufgaben, die meine Kollegen mir zugewiesen haben. Alle Aufgaben, die ich heute erledigen soll, sind einem Abschnitt zugeordnet, sodass ich sie sofort sehe. Es kann also sein, dass im Laufe des Tages mehr Aufgaben im Abschnitt „Heute“ hinzukommen. Die Aufgaben lassen sich auch in Teilaufgaben zerlegen, mit individuellen Tags kennzeichnen, zu Projekten hinzufügen und farbig markieren. Man kann Aufgaben direkt per E-Mail erstellen und erledigte Aufgaben werden abgehakt. Vergleichbare Online-Tools zur Aufgabenverwaltung sind Trello oder Hitask.

To-Do-Liste für die Abschlussarbeit

Da die Abschlussarbeit meist am Laptop geschrieben wird, können auch die Aufgaben rund um das Projekt Thesis gut am PC verwaltet werden. Idealerweise ist die Aufgabenplanung direkt in ein Tool integriert, das Sie bereits zum wissenschaftlichen Arbeiten nutzen. So müssen Sie keine weitere Software installieren oder noch ein Fenster öffnen. Während Ihrer Recherchephase im Browser ist eines der obigen Online-Tools zur Aufgabenverwaltung deshalb gut geeignet. Während Sie Ihre Arbeit schreiben, haben Sie Ihr Textverarbeitungs- und Ihr Literaturverwaltungsprogramm häufig offen. In Ihrer Literaturverwaltung Citavi könnten Sie deshalb auch direkt Ihre To-Do-Liste pflegen.

Es gibt einen Programmteil der Software, der sich nur Ihren To-Dos rund um das wissenschaftliche Arbeiten widmet: die Aufgabenplanung. Dort können Sie sich zu jeder Quelle eine Aufgabe notieren, z.B. zu einem Buch die Aufgabe „Lesen“ oder das Datum, an dem Sie das Buch wieder in der Bibliothek zurückgeben müssen. Es gibt vordefinierte Standardaufgaben des wissenschaftlichen Arbeitens, aber Sie können zusätzlich auch eigene Aufgaben festlegen. Halten Sie fest, bis wann eine Aufgabe erledigt werden soll, wie wichtig sie ist, und welchem Teammitglied im Cloud-Projekt die Aufgaben zugewiesen werden soll. Zusätzlich zu den Aufgaben rund um eine Quelle können Sie auch allgemeine Aufgaben notieren, z.B. das Abgabedatum Ihrer Abschlussarbeit. Dieses Video stellt Ihnen die Aufgabenplanung in Citavi vor:

Falls Sie auch einmal schlecht einschlafen können, zählen Sie von nun an nicht mehr Schafe, sondern notieren Sie sich die vor Ihnen liegenden Aufgaben. Wir sind gespannt, ob die Methode bei Ihnen auch so gut funktioniert, wie bei uns!

In welcher Form pflegen Sie Ihre To-Do-Liste? Nutzen Sie auch unterschiedliche Systeme je nach Aufgabenbereich? Schreiben Sie uns gerne Ihren Kommentar unter unser Facebook-Posting zu diesem Blog-Beitrag.

 

Zur Vertiefung:

Scullin, Michael K.; Krueger, Madison L.; Ballard, Hannah K.; Pruett, Natalya; Bliwise, Donald L. (2018): The effects of bedtime writing on difficulty falling asleep: A polysomnographic study comparing to-do lists and completed activity lists. In: Journal of experimental psychology. General 147 (1), S. 139–146. DOI: 10.1037/xge0000374

Erstellt von: Jana Behrendt – Veröffentlicht am: 28.07.2020
Tags: Zeit managen Besser arbeiten


Über Jana Behrendt

Jana Behrendt interessiert sich für alles rund um die persönliche Wissensorganisation – wie man es von einer studierten Bibliothekarin erwarten würde. Dafür liest sie in Ihrer Freizeit ziemlich wenig. Sie liebt es aber, in den Schweizer Bergen zu wandern – solange sie nicht nach unten schauen muss.

"Nützliche Irrtümer", der Blog von Citavi, bietet Nützliches und Unterhaltsames aus der Welt der Wissenschaft und Wissensorganisation.