Wissenschaftliche Arbeit online in der Cloud
Mit Online-Tools überall und gemeinsam wissenschaftlich arbeiten
Bildnachweis: JanBaby on Pixabay
Wann haben Sie sich das letzte Mal der Technik hilflos ausgeliefert gefühlt?
Bei mir war das, als ich in der Hotline meines Internetanbieters feststeckte und hoffte, dass das DSL-Problem bald behoben sein würde. Ich konnte sonst schlicht und ergreifend nicht weiterarbeiten und mir waren die Hände gebunden.
Erst in dieser Situation wurde mir bewusst, dass meine gesamte Arbeit online stattfindet.
Ihnen wird es vermutlich nicht anders gehen. Denn viele Arbeitswerkzeuge werden als reine Onlinedienste angeboten. Damit Sie diese nutzen können, benötigen Sie einen Internetzugang, um auf die „Cloud“ der Anbieter zugreifen zu können. Sie öffnen dabei nicht ein lokales Programm auf Ihrem Computer, sondern verwenden ein cloud-basiertes Programm auf einem Online-Server.
Erfahren Sie, welchen Vorteil Ihnen Online-Tools bei der wissenschaftlichen Arbeit bieten, was Sie bei deren Einsatz beachten sollten sowie welche Tools das wissenschaftliche Arbeiten erleichtern – und wie Citavi online anwendbar ist.
Warum sollten Sie Online- und Cloud-Tools einsetzen?
Mit Hilfe von Cloud-Tools erledigen Sie Ihre Arbeit ohne Aufwand an mehreren Rechnern. Sie starten morgens am Frühstückstisch mit Ihrem Laptop, fahren nachmittags am Rechner in der Universitätsbibliothek fort und beenden Ihren Arbeitstag abends auf der Couch mit dem Laptop Ihrer Mitbewohnerin, da Ihr Akku leer war und Sie das Ladekabel vergessen haben. Häufig können Sie auch Ihr Smartphone oder Tablet miteinbeziehen, wenn Sie nicht gerade viel tippen müssen. Denn Online-Tools nutzen Sie bequem über verschiedene Geräte und Betriebssysteme hinweg. Nur Ihr Passwort für den Online-Dienst sollten Sie möglichst nicht vergessen!
Nicht nur alleine, auch im Team erleichtern Cloud-Tools die wissenschaftliche Arbeit oder das Studium. Raum und Zeit spielen keine Rolle mehr. Mit Ihren Kollegen oder Kommilitonen arbeiten Sie weltweit spielend zusammen.
Ihre Daten sind zentral auf einem Server gespeichert und die Anbieter der Dienste erstellen Sicherungen für Sie. So können Sie auch dann noch auf Ihre Daten zugreifen, falls Einbrecher nicht nur Ihren Computer, sondern auch Ihre externe Festplatte mit Ihrer Datensicherung gestohlen haben. Auch die technische Basis hinter dem Tool ist nicht Ihre Sorge. Welche Hardware oder Software Sie haben sollten, um die technischen Anforderungen zu erfüllen, ist eine kurze Liste: meist reicht eine aktuelle Version eines gängigen Browsers und die Arbeit kann sofort beginnen.
Bei welchen Aufgaben des wissenschaftlichen Arbeitens können Online-Tools Sie unterstützen?
Je nach Fachbereich werden Sie speziellen Online-Tools begegnen, die nur für Ihr Gebiet relevant sind. Wir stellen Ihnen für fächerübergreifende Aufgaben des wissenschaftlichen Arbeitsprozesses Online-Tools vor, die Sie dabei unterstützen können. Die Auswahl des richtigen Tools oder die passende Kombination mehrerer Tools für Ihren Workflow scheint nicht einfach. Ständig kommen neue Tools auf den Markt oder alte verschwinden. Testen Sie interessante Dienste darauf, ob sie zu Ihrem Workflow passen und Sie wirklich bei Ihrer Arbeit unterstützen. Im Laufe der Zeit werden Sie wahrscheinlich Ihre Nutzungsweise ändern. Das ist völlig normal und auch gut so!
Literaturverwaltung
Ihre Quellen organisieren Sie online, um später beim Schreiben Ihrer Arbeit überall darauf zugreifen und korrekt zitieren zu können. Die meisten Online-Literaturverwaltungstools bieten zudem eine Möglichkeit, Notizen zu einer Quelle zu erfassen bzw. diese für die eigene Arbeit zu bewerten. Einige Tools beschränken sich auf Quellen, die Sie online gefunden haben, andere lassen Sie auch Metadaten klassischer Quellen wie Bücher verwalten. Bald wird Citavi Web veröffentlicht, sodass Sie auch Ihre Citavi Cloud-Projekte direkt im Browser bearbeiten können.
Beispiele: BibSonomy, CiteULike, Diigo, F1000 Workspace, Mendeley, Paperpile, RefWorks
Notiz- und Wissensverwaltung
Notiz- und Wissenswerkzeuge halten Ihre Ideen, Skizzen und Entwürfe für Sie an einer Stelle fest und lassen sich einfacher durchsuchen als einen Berg Klebezettel. Sie unterscheiden sich in ihrer Form (z.B. Listen, Boards, Mindmaps oder Tabellen), sodass Sie nach Ihrem bevorzugten Workflow Ihr Wissen organisieren können.
Beispiele: Evernote, Lucidspark, Milanote, mindmeister, OneNote, Weava, WorkFlowy
Kollaborations-Plattformen
Kooperation und Kommunikation mit Kollegen des Fachbereichs steht bei Social-Media-Tools für Wissenschaftler im Fokus. Sie folgen dem Ansatz von Facebook, beschränken jedoch die Community auf das berufliche und wissenschaftliche Umfeld. Berichten Sie Ihren Kollegen von Ihren neuesten Forschungsergebnissen, erarbeiten Sie Forschungsfragen gemeinsam und laden Sie Preprints Ihrer Arbeit hoch. Was Preprints sind, erfahren Sie in diesem vorherigen Blog-Beitrag. Zur Kollaboration gehört auch das Teilen von Forschungsdaten und Projektmanagement.
Beispiele: Academia, FigShare, Mendeley, Notion, Open Science Framework, ResearchGate, Zotero
Speicher-Dienste
Online-Speicher sind eine Erweiterung der lokalen Festplatte und sind für viele der Inbegriff von „Cloud“. Dateien, die in einem speziellen Ordner des Tools auf Ihrem Computer gespeichert sind, werden automatisch mit dem Online-Speicher synchronisiert. Ist Ihre Datei eine Datenbank wie ein lokales Citavi- oder EndNote-Projekt, sollten Sie die Synchronisation während der Arbeit beenden, um Defekte zu verhindern.
Auf die Dateien im Online-Speicher lässt sich auch über den Browser zugreifen, sodass sich Ihre Dokumente auf andere Geräte herunterladen lassen. Die Online-Speicher ermöglichen auch die Übertragung großer Dateien an andere Personen, indem bestimmte Dateien freigegeben und per Link geteilt werden.
Beispiele: Dropbox, Google Drive, OneDrive
Schreibtools
Vorbei sind die Zeiten, in welchen Sie Ihre Word-Dateien im Team vor und zurück gemailt haben, sich dabei überschnitten und am Ende mühsam alle Änderungen in einem finalen Dokument zusammentragen mussten. Bei Online-Schreibtools sehen Sie sofort die Änderungen und Kommentare Ihrer Teammitglieder – und das in unterschiedlichen Farben.
Beispiele: Auratikum, Authorea, Google Docs, Overleaf, SciFlow, SmashDOCs, Word Online, Zoho Writer
Wie organisieren Sie Ihre Arbeit mit Citavi online in der Cloud?
Citavi ist noch kein vollwertiges Online-Tool fürs wissenschaftliche Arbeiten. Die Arbeit der Entwickler von Citavi an einer Webversion des Literaturverwaltungsprogramms ist jedoch bereits weit fortgeschritten. Einen Schritt in diese Richtung geht bereits die aktuelle Version Citavi 6. Mit Citavi 6 erstellen Sie Cloud-Projekte, die zu Beginn eine Internetverbindung erfordern. Für den Zugriff auf das Cloud-Projekt benötigen Sie noch eine lokale Installation des Programms. Ihre Cloud-Projekte bearbeiten Sie auch in einer längeren Offline-Phase.
Mit dem Citavi 6 Word Add-in fügen Sie über Ihre klassische Office-Installation (die App von Word wird nicht unterstützt) Ihre gesammelten Nachweise in Ihr Dokument ein. Dieses Word-Dokument speichern Sie in einem Cloud-Speicher, um gemeinsam im Team das Dokument zu bearbeiten.
- Erstellen Sie ein Dokument mit Word.
- Speichern Sie dieses Dokument z.B. in OneDrive.
- Laden Sie andere zur Mitarbeit ein.
- Jedes Teammitglied fügt aus dem gemeinsamem Cloud-Projekt Inhalte in das Word-Dokument ein.
Auch einen Online-LaTeX-Editor wie Overleaf können Sie gemeinsam mit Citavi nutzen.
Dieses Video zeigt wie es geht.
Mit der Veröffentlichung von Citavi Web werden weitere Add-ins für Google Docs sowie Word Online angeboten, sodass Sie Citavi und Ihr Schreibtool online verwenden können, unabhängig von Ihrem Betriebssystem.
Was sollten Sie bei der Nutzung von Online-Tools beachten?
Bei jedem Online-Dienst, den Sie nutzen, sollten Sie sich bewusst sein, dass Sie abhängig von dessen Anbieter sind. Stellt der Anbieter den Dienst ein, könnten Ihre Daten weg sein. Anders als bei einem Programm, das lokal auf Ihrem Computer installiert ist und so lange funktioniert, wie Ihr Gerät und Betriebssystem-Updates es noch laufen lassen, haben Sie auf Online-Dienste keinen Zugriff mehr, sobald diese Offline sind. Bevor Sie viel Zeit und Arbeit in ein Tool stecken, informieren Sie sich darüber, wie Sie Ihre Daten exportieren können. Welche Formate werden angeboten, und welche ähnlichen Tools können diese verarbeiten? Ist der Export kostenlos möglich bei Freemium-Tools oder ist der Export ein Premium-Feature?
Bei Citavi ist der Export (auch bei Citavi Free mit unter 100 Titeln) für Titeldaten, Notizen (Wissenselemente) sowie Aufgaben möglich.
Neben dem möglichen Export, falls der Dienst eingestellt wird, könnten Sie von Zeit zu Zeit lokale Sicherungskopien Ihrer Daten erstellen. Citavi bietet hierfür die Möglichkeit einer Archivkopie.
Zusätzlich zum Anbieter sind Sie von einer stabilen Internetverbindung abhängig. Mit den meisten Tools, die Sie über den Browser bedienen, können Sie nicht mehr arbeiten, wenn Sie offline sind, so wie es mir erging. Manche Tools benötigen insbesondere zu Beginn der Arbeit eine stabile Verbindung, bieten dann aber auch die Möglichkeit, offline zu arbeiten. Das ist praktisch unterwegs im Zug oder wenn Sie in Länder reisen, in welchen die Netzabdeckung nicht ausreichend ist.
Erstellen Sie sich am besten einen Notfallplan. Sie könnten einen Smartphone-Tarif wählen, der genügend mobile Daten für eine kurze Unterbrechung liefert oder zusätzlich einen flexiblen LTE-Tarif auf Abruf wählen.
Zuletzt sollten Sie sich noch die Frage nach dem Datenschutz und der Privatsphäre der Dienste stellen. Die Anbieter sollten entsprechende Erklärungen auf ihren Webseiten bereitstellen. Falls Sie sich unsicher sind, ob Ihre Institution den Einsatz eines Online-Tools als unsicher einstufen könnte, wenden Sie sich an Ihren Datenschutzbeauftragten.
Wenn Sie diese Schutzmaßnahmen getroffen haben, sind Sie gut vorbereitet – und schweben nicht hilflos in der Cloud.
Welche Online-Tools empfehlen Sie für die wissenschaftliche Arbeit? Verraten Sie uns Ihr Lieblingstool auf Facebook.
Zur Vertiefung (nicht nur für Bibliothekare)
Ovadia, Steven (2013): Librarian's Guide to Academic Research in the Cloud. Witney: Elsevier Science & Technology (Chandos Information Professional Ser). ISBN: 9781780633817
